Le bon de livraison et le bon de commande sont l’un des documents les plus essentiels pour une entreprise. Ces documents commerciaux ont leur propre usage. C’est le client qui réalise le bon de commande. En revanche, le bon de commande est effectué par le fournisseur. Le point commun entre les deux réside sur le fait qu’ils sont à vérifier et à comparer avec la facture.
Bon de commande : c’est quoi exactement ?
Le bon de commande est un document d’engagement dans lequel le client promet à un fournisseur de commander un produit ou un service.
C’est le service achat de l’entreprise qui se charge de le réaliser. Sinon, si la société n’a pas ce genre de service, c’est la personne qui effectue l’achat qui doit le faire. Selon les mesures de contrôle appliqué au sein de l’entreprise, le bon de commande peut être l’objet d’une validation effectuée par un tiers, dont le directeur financier ou le chargé du service achat. Il faut savoir que cette étape dépend généralement du montant de l’achat.
Généralement, on en fait usage pour prouver l’existence de contrat de vente entre un commerçant et son acheteur.
Un bon de commande doit comporter :
- L’identité du fournisseur.
- L’identité du client.
- Le numéro de la commande ainsi que sa date d’édition.
- La description de la commande.
- Les prix HT.
- Les conditions de livraison.
- Les conditions de règlement.
En quoi consiste un bon de livraison ?
Ce type de document est réalisé par un fournisseur pour son client. Il sert à démontrer que le produit qu’il a livré convient parfaitement au produit demandé. Il est souvent offert au moment de la livraison.
Ainsi, le rôle de vérificateur revient à la personne qui est désignée pour recevoir le colis. Il doit donc comparer que les deux documents collent. S’il n’y a pas de problème avec la commande et la livraison, il est autorisé à le signer. Sinon, la seule chose à faire est de porter ses réserves concernant le document.
Rappelons que dès lors que la personne qui se charge de réceptionner la marchandise signe le bon de livraison, cela veut dire qu’il accepte la livraison.
Un bon de livraison doit comporter :
- Des informations sur l’identité du commerçant.
- L’identité ainsi que les coordonnées de l’acheteur.
- La date.
- Le lieu de livraison.
Vérifier un bon de livraison et une facture
C’est au comptable que revient cette tâche importante. Si jamais on décèle un quelconque écart, la procédure habituelle est la demande d’explication. Il doit le vérifier auprès de la personne effectuée la commande. Ce dernier se charge par la suite de solliciter auprès du fournisseur.
Néanmoins, notez que certaines entreprises tolèrent très bien l’écart entre le bon de commande et le bon de livraison, à condition que le montant ne soit pas trop élevé. Bien évidemment, cela dépend toujours des règles de contrôle de la société en interne. Ceux-ci sont d’ailleurs déterminés par la procédure d’achats de la société.
Pour une entreprise qui utilise des programmes innovants comme un système EDI ou échange de données informatisées peut jouir d’une vérification automatique. Ce dernier ne requiert quasiment pas d’intervention humaine, voire sans intervention.
