La gestion de projets, qu’ils soient informatiques, de communication, ou même digitaux au sens large, présente toujours les mêmes caractéristiques et la même complexité : garantir l’équilibre parfait entre qualité des livrables, le planning et le budget alloué. Tous les chefs de projet le diront, sans bons outils, impossible d’avoir le suivi optimal permettant de garantir cet équilibre. Tous les managers et dirigeants ajouteront : commençons avec des outils gratuits pour prendre leur parfaite mesure. Il s’agit donc pour l’ensemble des parties prenantes, de réussir à identifier le logiciel qui saura répondre aux attentes de chacun et permettre un déroulé efficace de la méthodologie de projet choisie pour chaque client.
Le logiciel de gestion de projet : ouvert à tous.
Lorsqu’on étudie les differents logiciels de gestion de projet, il est des fonctionnalités qui sont plus prépondérantes que d’autres. Parmi celles-ci, on trouvera par exemple le fait de pouvoir gérer plusieurs projets de front. Plusieurs, clients avec potentiellement plusieurs projets, et pour chacun, plusieurs tâches. On prêtera aussi attention à la manière dont pourra être utilisée la fonction planning et sous quelle forme pourra se présenter le calendrier. On appréciera aussi une fonction permettant de gérer du ticketing pour les sujets de maintenance, ou encore la possibilité d’adresser des projets en mode agile, avec création d’un backlog, d’epics, de user stories, etc.
Au-delà de cela, un autre point reste central dans l’acceptabilité d’un logiciel de gestion de projets, c’est sa capacité à permettre de gérer finement des utilisateurs et leurs droits. Car un logiciel de gestion de projet n’a guère d’intérêt s’il ne permet pas d’intégrer l’ensemble des membres de l’équipe dans leur disparité de fonctions et de nécessité d’intervention.
Parce que si le chef de projet est un chef d’orchestre, il ne fait rien sans musiciens. Et si les musiciens n’accèdent pas à la partition, aucun morceau ne sera joué. Il faut donc que votre outil permette, en phase amont du projet, un paramétrage précis assignant les rôles et les permissions de chacun, pour que tous ceux qui sont concernés (par exemple, designer, UX, développeurs, intégrateurs, testeurs, etc.), et seulement eux, puissent prendre connaissance et intervenir sur les différents objets modifiables, dans la limite de leurs droits et restrictions utilisateurs propres.
Wiki : de l’importance du partage de connaissance du projet
Une autre fonctionnalité incontournable tient à la partie wiki ou documentation des projets. Elle revêt une importance cruciale et proportionnelle au nombre d’utilisateurs impliqués sur le projet. Plus votre équipe est élargie, plus les moments d’intervention de chacun sont étalés sur la durée du projet, plus le besoin d’informations et de documentation projet se fait ressentir. C’est aussi le lieu des documents partagés avec le client et cela recoupe alors le besoin de pouvoir élargir le projet à des personnes extérieures à votre organisation. Il peut se loger, dans ce cas de figure, un sujet de licences utilisateurs qu’il vous faudra adresser avec vos interlocuteurs côté client, mais quelle souplesse et quel gain de temps que de pouvoir centraliser et partager tout ce qui relève du projet, directement avec tous les acteurs qui le porte.
Un logiciel gratuit sera toujours le bienvenu, mais un logiciel de gestion de projet qui répond à tous les besoins reste l’essentiel, qu’il soit payant ou non.
